UNIDAD III-Proceso practico.Definición y puesta en práctica de un programa de auditoria. Conferencia de Franklin Onésimo Tavárez Sánchez

conferencia tipo podcast académico, al estilo del Dr. Franklin Onésimo Tavárez Sánchez, dirigida a sus estudiantes de Auditoría Operativa y Administrativa.

Cada concepto incluirá:

1. Definición técnica basada en autores reconocidos o libros expertos.

2. Ejemplo práctico (1): Auditoría Operativa en una empresa o institución dominicana.

3. Ejemplo práctico (2): Auditoría Administrativa en otra entidad local.

4. Definición crítica/filosófica al estilo Franklin Onésimo.

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 Podcast: “Auditoría con rostro institucional”

Por Franklin Onésimo Tavárez Sánchez – Escuela de Negocios y Ciencias Sociales

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 3.1 Necesidad y dictamen de la administración sobre el programa de auditoría administrativa. Trabajos preliminares.

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 Definición técnica (autor):
“La auditoría administrativa debe partir de una necesidad real percibida por la alta dirección, expresada mediante un dictamen o autorización formal, que dé pie a los trabajos preliminares como recopilación de datos, entrevistas iniciales y definición de objetivos.”
— Leslie Howard Millard, en Auditoría Administrativa: Un enfoque integral.

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 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Refinería Dominicana de Petróleo (REFIDOMSA)
Contexto: La alta gerencia observó un descenso en la eficiencia de los procesos de despacho de combustible.
Dictamen: El presidente ejecutivo solicitó formalmente una auditoría operativa para analizar los flujos logísticos, cuellos de botella, pérdidas por demoras y fallos mecánicos.
Trabajos preliminares:

• Revisión documental de los últimos 18 meses de operaciones.

• Entrevistas a jefes de planta, operadores de válvulas y técnicos de control.

• Análisis de indicadores históricos: Tiempos de carga, disponibilidad de bombas, consumo energético.
  Resultado: Se identificó que la programación de turnos era ineficiente y causaba tiempos muertos del 22%. Se rediseñaron las rotaciones y se mejoró la coordinación con transportistas.

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 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Empresa: Administradora de Riesgos de Salud (ARS) SEMMA
Contexto: Se registró un aumento en quejas por demoras en autorizaciones médicas.
Dictamen: El Consejo de Administración solicitó una auditoría administrativa con carácter urgente.
Trabajos preliminares:

• Solicitud de organigrama actualizado.

• Levantamiento de manuales de procedimiento.

• Mapeo inicial del proceso de atención al afiliado.
  Resultado: Se halló que las unidades de autorización y servicio al cliente no estaban alineadas, y muchas autorizaciones requerían doble validación manual. La auditoría propuso automatización del sistema y una unidad de atención prioritaria.

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 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El dictamen que autoriza una auditoría no es una simple formalidad. Es un acto de voluntad institucional que dice: ‘Vamos a revisarnos, sin miedo’. Y los trabajos preliminares no son burocracia: son el calentamiento del atleta antes del maratón. Sin ellos, la auditoría nace ciega.”

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 3.2 Tipos de programas de auditoría administrativa

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 Definición técnica (autor):
“Existen diferentes tipos de programas de auditoría administrativa según su enfoque: programas generales (integrales), programas específicos (por función) y programas especiales (por proyectos o situaciones).”
— E. L. Quintero, en Auditoría Administrativa Contemporánea.

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 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Empresa Distribuidora de Electricidad del Este (EDEESTE)
Tipo de programa: Programa específico enfocado en la lectura de medidores.
Objetivo: Determinar causas de pérdidas no técnicas.
Estrategia:

• Auditar los ciclos de lectura, personal, rutas asignadas y reportes de inconsistencias.

• Comparar lecturas físicas vs facturación.
  Resultado: Se identificaron manipulaciones externas en más del 7% de medidores de zonas críticas. Se recomendaron alianzas con entidades de seguridad y rotación periódica de personal operativo.

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 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Empresa: Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD)
Tipo de programa: Programa general o integral de auditoría a la estructura administrativa de facultades regionales.
Objetivo: Evaluar eficiencia de recursos humanos, materiales y tecnológicos.
Estrategia:

• Evaluación de roles duplicados, tiempos de respuesta y niveles de descentralización.

• Comparación entre recintos: Santiago, San Juan y San Francisco.
  Resultado: Se rediseñaron los canales de reporte, se propuso una plataforma única de seguimiento de trámites y se eliminaron 22 puestos redundantes.

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 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El tipo de programa de auditoría revela la intención detrás de la lupa. ¿Queremos ver todo? Vamos con un enfoque integral. ¿Queremos estudiar un síntoma específico? Aplicamos cirugía menor. Pero lo importante es tener claro: todo programa es un contrato con la verdad institucional.”

 3.3 Contenidos de programas

Definición técnica (autor):
“Un programa de auditoría debe incluir: objetivo general y específicos, alcance, recursos disponibles, calendario de ejecución, personal asignado, técnicas a utilizar y áreas de evaluación.”
— James A. Cashin, en Auditing: Concepts and Applications

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Induveca, S.A.
Contexto: Auditoría del proceso de empaquetado de productos cárnicos.
Contenido del programa:

• Objetivo: Evaluar eficiencia y errores en la línea de empaquetado al vacío.

• Alcance: Último trimestre del año.

• Recursos: 3 auditores, manuales de operación, sensores digitales.

• Calendario: 3 semanas.

• Técnicas: Observación directa, análisis de mermas, entrevistas con operarios.
  Resultado:

• Se identificaron retrasos de 17% por uso inadecuado de máquinas por nuevo personal.

• Recomendación: capacitación semanal obligatoria y mantenimiento predictivo.

Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Institución: Ministerio de Educación (MINERD)
Contexto: Auditoría a la ejecución del Programa de Alimentación Escolar (PAE).
Contenido del programa:

• Objetivo: Verificar cumplimiento en distribución y control de calidad de raciones.

• Alcance: Centros educativos de 4 provincias.

• Recursos: Equipos de muestreo, informes de supervisión.

• Técnicas: Encuestas, revisión documental, análisis de tiempos de entrega.
  Resultado:

• Se detectó incumplimiento de horarios y duplicidad de proveedores en una misma zona.

• Propuesta de centralización de rutas y contrato único por provincia.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El contenido de un programa de auditoría es como el plano de una cirugía mayor: si no se define qué cortar, cómo y con qué herramientas, lo que era una intervención se convierte en improvisación. Un auditor sin plan es un aventurero en terreno minado.”

 3.4 Recopilación de datos

 Definición técnica (autor):
“La recopilación de datos debe seguir criterios de validez, pertinencia y verificabilidad, a través de técnicas como entrevistas, revisión documental, observación directa y cuestionarios.”
— Arens, Elder y Beasley, en Auditoría: Un enfoque integral

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Cementos Cibao
Contexto: Evaluación del proceso de carga de camiones en planta.
Técnicas de recopilación:

• Cronometraje de carga y pesaje.

• Observación directa en 3 turnos rotativos.

• Fotografías y revisión de CCTV.

• Bitácoras de operadores.
  Hallazgos:

• Se perdían hasta 45 minutos por turno debido a error en etiquetado de lotes.
  Recomendación: Automatizar etiquetas con códigos QR.
  Resultado esperado: Reducción de tiempos muertos en 25%.

 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Empresa: AFP Popular
Contexto: Auditoría al proceso de atención a reclamos de afiliados.
Técnicas de recopilación:

• Revisión de tickets del CRM.

• Encuestas de satisfacción.

• Entrevistas al personal y clientes.

• Análisis de tiempos de respuesta y resolución.
  Hallazgos:

• 35% de los reclamos tardaban más del plazo normativo de 15 días.
  Recomendación: Rediseño de procesos y alertas automáticas por vencimiento de plazos.
  Resultado esperado: Mejora del cumplimiento normativo al 95%.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“Recopilar datos no es llenar hojas: es escuchar lo que la institución dice y lo que calla. Un auditor que no sabe observar, no sabe auditar. Porque donde faltan datos, sobran excusas.”

 3.5 Informes de resultados de la auditoría administrativa

Definición técnica (autor):
“El informe de auditoría debe contener: resumen ejecutivo, objetivos, alcance, metodología, hallazgos, evidencia, conclusiones y recomendaciones. Debe ser claro, objetivo y útil para la toma de decisiones.”
— Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna – IIA

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Agua Planeta Azul
Contexto: Auditoría a la producción de botellones.
Informe entregado:

• Resumen ejecutivo: Se halló un 11% de botellones rechazados por fallas en el sellado.

• Hallazgos clave: Desajuste en máquina, deficiente control de calidad.

• Recomendaciones: Ajuste técnico y rediseño del checklist de inspección.
  Resultado posterior:

• Se redujo la tasa de rechazo al 3.5% en 45 días.

• Aumento en la confianza de distribuidores.

 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Empresa: Proindustria (Centro de Desarrollo y Competitividad Industrial)
Contexto: Auditoría al sistema de incentivos fiscales.
Informe entregado:

• Metodología: Análisis documental, entrevistas a beneficiarios, revisión de expedientes.

• Hallazgos: 28% de las empresas auditadas no cumplían con los requisitos mínimos.

• Recomendación: Digitalizar todo el proceso y vincularlo al sistema tributario de la DGII.
  Impacto: Se inició una reforma de procesos y fortalecimiento del sistema de monitoreo post-beneficio.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El informe de auditoría no es una lista de errores. Es una radiografía institucional con diagnóstico, causas y tratamiento. Es un documento que, si se hace con verdad y rigor, transforma la gestión. Si se hace para agradar, se convierte en complicidad silenciosa.”

3.6 Análisis y discusión de la auditoría administrativa

Definición técnica (autor):
“El análisis y discusión de resultados es el proceso mediante el cual se interpretan los hallazgos en función de los objetivos planteados, se debaten internamente con el equipo auditor y se comunican preliminarmente a la administración antes de la emisión del informe final.”
— Mario Folco, en Auditoría Administrativa: Teoría y Aplicaciones

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: Pollo Cibao
Contexto: Auditoría del proceso de distribución de productos refrigerados.
Análisis y discusión:

• Se detectaron pérdidas de temperatura en 3 rutas clave.

• El equipo auditor analizó registros de temperatura, tiempos de carga, y cuestionó la formación de los transportistas.

• Discusión con gerencia logística reveló que los sensores estaban mal calibrados.
  Reacción de la administración:

• Se aceptaron los hallazgos y se inició un plan de recalibración, junto a un módulo de formación técnica para choferes.
  Impacto:

• Reducción del 60% en productos devueltos por deterioro.

 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Entidad: Ayuntamiento de Santo Domingo Norte
Contexto: Auditoría a procesos de licenciamiento de uso de suelo.
Análisis y discusión:

• El equipo auditor identificó retrasos de hasta 4 meses en la emisión de permisos.

• Se discutió con el área jurídica y se encontró duplicidad de trámites innecesarios.
  Reacción de la administración:

• Solicitaron rediseño de flujo de trámites, con digitalización de validaciones internas.
  Impacto:

• Tiempo promedio de emisión bajó de 4 meses a 30 días.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El análisis no es solo revisar papeles; es interpretar el alma del proceso. Y la discusión no es confrontación, sino un acto institucional de madurez: donde se debate con argumentos, no con egos. Si la auditoría no se discute, se archiva.”

 3.7 Métodos para realizar la auditoría administrativa

 Definición técnica (autor):
“Los métodos utilizados en auditoría administrativa incluyen: análisis de sistemas, análisis funcional, estudios comparativos (benchmarking), análisis de eficiencia y evaluación de resultados.”
— William P. Leonard, en Auditoría Administrativa: Estrategias para la mejora organizacional

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: METALDOM
Método aplicado: Análisis funcional y eficiencia de procesos
Contexto: Evaluar el uso de materia prima en la línea de producción de varillas.
Técnicas:

• Diagrama de flujo, ratios de desperdicio, entrevistas con supervisores.
  Hallazgo:

• El proceso de corte dejaba 5% de merma no reutilizada.
  Recomendación: Rediseñar la línea para permitir reciclaje interno de recortes.
  Resultado: Reducción del desperdicio a 1.2%, ahorro estimado anual de RD$12 millones.

 Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Institución: Ministerio de Obras Públicas (MOPC)
Método aplicado: Benchmarking (comparativo)
Contexto: Comparar procesos de licitación de obras viales con los de Colombia y Perú.
Técnicas:

• Revisión documental, entrevistas con expertos internacionales, análisis de tiempos.
  Hallazgo:

• El proceso dominicano tardaba el doble por trámites innecesarios y comités duplicados.
  Recomendación: Aplicar modelo de ventanilla única digital.
  Resultado: Reducción de tiempos de licitación de 240 a 120 días en promedio.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El método define el camino. El método en auditoría no es solo técnica: es estrategia. Si auditamos sin método, solo recolectamos quejas. Pero con método, generamos propuestas que se convierten en política institucional.”

 3.8 El papel del gerente general como responsable de la ejecución de la auditoría administrativa

 Definición técnica (autor):
“El gerente general es el actor clave en la auditoría administrativa, pues no solo autoriza y valida su ejecución, sino que debe liderar la implementación de las recomendaciones para generar cambios reales.”
— González & Wheller, en Control Administrativo y Auditoría Integral

 Ejemplo práctico 1 – Auditoría Operativa:
Empresa: La Fabril (productora de aceites)
Contexto: Auditoría operativa al área de mantenimiento industrial.
Papel del gerente general:

• Participó desde la definición del alcance.

• Sostuvo reuniones semanales con el equipo auditor.

• Aprobó presupuesto para la implementación inmediata de 4 recomendaciones.
  Impacto:

• Incremento del 18% en la disponibilidad de maquinaria en tres meses.

Ejemplo práctico 2 – Auditoría Administrativa:
Empresa: Banco BHD León
Contexto: Auditoría administrativa a la gestión del talento humano.
Papel del gerente general:

• Solicitó la auditoría tras aumento en la rotación de personal clave.

• Recibió informe preliminar y participó activamente en su discusión.

• Impulsó creación de un plan de retención de talento y nuevas evaluaciones de clima laboral.
  Impacto:

• Reducción de rotación en un 40% y aumento en la satisfacción laboral.

 Definición estilo Franklin Onésimo:
“El gerente general no debe ver la auditoría como amenaza, sino como espejo. Cuando el líder institucional se compromete con la auditoría, le dice a todos: ‘aquí nadie está por encima del examen’. Solo así la auditoría deja de ser un evento y se convierte en una cultura.”

 Cierre de la Conferencia – Conclusión General

“La auditoría operativa y administrativa no es solo un proceso de control. Es una herramienta de transformación organizacional. Pero para que transforme, debe ser aceptada con madurez, ejecutada con método, y liderada con voluntad. Los auditores no están para castigar, sino para mejorar. Y las instituciones que auditan con honestidad, son las que se atreven a ser mejores.”

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